MIĘDZYGMINNA KOMUNIKACJA AUTOBUSOWA SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIA W JASTRZĘBIU-ZDROJU
44-337 JASTRZĘBIE-ZDRÓJ, UL. CHLEBOWA 24
PROCEDURA PRZYJMOWANIA ZGŁOSZEŃ NARUSZEŃ PRAWA ORAZ PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH
Spis treści
§ 4 Sposoby dokonywania Zgłoszeń wewnętrznych. 5
§ 5 Wstępna analiza zgłoszenia. 7
§ 6 Rozpatrywanie zgłoszenia. 8
§ 7 Zgłoszenia zewnętrzne i ujawnienie publiczne. 9
§ 8 Zakaz działań odwetowych. 10
§ 9 Prowadzenie rejestru zgłoszeń. 11
§ 10 Postanowienia końcowe. 121
ZATWIERDZONO:
Stanisław Słowiński
Prezes Zarządu
obowiązująca w MIĘDZYGMINNEJ KOMUNIKACJI AUTOBUSOWEJ SPÓŁKA
Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ z siedzibą w Jastrzębiu Zdroju
KRS 0000864547, NIP 6332242765, REGON 387303657 adres siedziby Chlebowa 24, 44-337 Jastrzębie-Zdrój
§ 1 Zasady ogólne
1. Niniejsza procedura (dalej: Procedura), dotycząca przyjmowania zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych w związku z tymi zgłoszeniami, obowiązująca
w Spółce MIĘDZYGMINNA KOMUNIKACJA AUTOBUSOWA Sp. z o.o. z siedzibą
w Jastrzębiu-Zdroju, określa zasady i tryb poufnego zgłaszania przez Sygnalistów naruszeń prawa.
2. Proces przyjmowania zgłoszeń jest jednym z kluczowych elementów prawidłowego i bezpiecznego Zarządzania Spółką, którego jednym z celów jest identyfikowanie nieprawidłowości w działalności Spółki i podejmowanie działań w celu ich eliminowania i ograniczania.
3. Wdrożony w Spółce proces przyjmowania zgłoszeń umożliwia wszystkim Sygnalistom Spółki dokonywanie zgłoszeń za pośrednictwem specjalnie przeznaczonego do tego celu, elektronicznego kanału komunikacyjnego, w sposób zapewniający ochronę przed działaniami o charakterze represyjnym, dyskryminującym, odwetowym lub innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania, mogącymi być następstwem takiego zgłoszenia.
4. Fakt dokonywania zgłoszeń w dobrej wierze nie może skutkować działaniami odwetowymi lub innymi niepożądanymi działaniami, w szczególności zwolnieniem z pracy, wykorzystywaniem zależności służbowej bądź wywieraniem wpływu na osoby, z którymi osoba ta współpracuje.
5. Sygnaliści dokonujący zgłoszenia w złej wierze lub dokonujący zgłoszenia nieprawdziwego lub zgłoszenia stanowiącego w istocie nadużycie nie podlegają ochronie przewidzianej w Procedurze. Takiej ochronie nie podlegają również osoby, które przy dokonywaniu zgłoszeń podają celowo i świadomie błędne lub wprowadzające w błąd informacje.
§ 2 Definicje
Pojęciom używanym w Procedurze nadaje się następujące znaczenie:
- Inspektor ds. zgodności (Compliance Officer) – pracownik Spółki, odpowiedzialny za bieżące funkcjonowanie procesu i realizację zadań wynikających z Procedury,
w tym przyjmowanie zgłoszeń – wskazany przez Zarząd Spółki; - Działanie następcze – działanie podjęte przez podmiot prawny lub organ publiczny
w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia,
w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych. - Działanie odwetowe – bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie działania związanego z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym, które narusza lub może naruszyć prawa Sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić mu nieuzasadnioną szkodę.
- Informacja o naruszeniu prawa – informacja, w tym uzasadnione podejrzenie, dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Spółce, jak również w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy lub w innym podmiocie prawnym,
z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym
z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa. - Informacja zwrotna – przekazanie Sygnaliście informacji na temat planowanych lub podjętych Działań następczych i powodów takich działań.
- Organ doraźny – komisja lub osoba odpowiedzialna za prowadzenie postępowań wyjaśniających, których przedmiotem są zgłoszenia dotyczące Członka Zarządu Spółki lub Inspektora ds. zgodności.
- Kontekst związany z pracą – przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane
z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług. Pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych. - Naruszenie prawa – działanie lub zaniechanie, niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące zagadnień określonych w § 3 ust. 1 Procedury.
- Organ publiczny – należy przez to rozumieć naczelne i centralne organy administracji rządowej, terenowe organy administracji rządowej, organy jednostek samorządu terytorialnego, inne organy państwowe oraz inne podmioty wykonujące z mocy prawa zadania z zakresu administracji publicznej, właściwe do podejmowania działań następczych.
- Osoba, której dotyczy Zgłoszenie – osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadającą osobowości prawnej, wskazana
w Zgłoszeniu lub Ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa lub z którą osoba ta jest powiązana. - Osoba pomagająca w dokonaniu Zgłoszenia – osoba fizyczna, która pomaga zgłaszającemu w Zgłoszeniu lub Ujawnieniu publicznym w Kontekście związanym
z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona. - Osoba powiązana z Sygnalistą – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub osobę najbliższą sygnalisty w rozumieniu art. 115 § 11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny.
- Sygnalista – osoba fizyczna zgłaszająca lub ujawniająca publicznie informację
o naruszeniu prawa w zakresie określonym Ustawą z dnia 24 czerwca 2024r.
o ochronie sygnalistów ( dalej: Ustawa), gdy informację w tym przedmiocie uzyskała
w Kontekście związanym z pracą, w tym: pracownik, pracownik tymczasowy, osoba świadcząca pracę na innej podstawie, niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, przedsiębiorca, prokurent, wspólnik, członek Zarządu, członek Rady Nadzorczej, osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, stażysta, wolontariusz, praktykant. Za Sygnalistę uznaje się także osobę dokonującą Zgłoszenia lub ujawnienia publicznego
o naruszeniu prawa, o której informację w kontekście związanym z pracą powzięła przed nawiązaniem stosunku pracy, innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług, pełnienia funkcji w Spółce lub na jej rzecz nawet, gdy taki stosunek już ustał. - Ujawnienie publiczne – należy przez to rozumieć podanie informacji
o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej; - Zgłoszenie – ustne lub pisemne Zgłoszenie wewnętrzne lub Zgłoszenie zewnętrzne, przekazane zgodnie z wymogami określonymi w Procedurze;
- Zgłoszenie wewnętrzne – ustne lub pisemne przekazanie informacji
o naruszeniu prawa Spółce; - Zgłoszenie zewnętrzne – ustne lub pisemne przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa.
§ 3 Rodzaje naruszeń
- Spółka przyjmuje do rozpoznania Zgłoszenia oraz udziela ochrony Sygnalistom oraz osobom z nim związanym wyłącznie z następujących obszarów:
- korupcji;
- zamówień publicznych;
- usług, produktów i rynków finansowych;
- przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
- bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
- bezpieczeństwa transportu;
- ochrony środowiska;
- ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
- bezpieczeństwa żywności i pasz;
- zdrowia i dobrostanu zwierząt;
- zdrowia publicznego;
- ochrony konsumentów;
- ochrony prywatności i danych osobowych;
- bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
- interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
- rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji
i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych; - konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi
w pkt 1-16.
§ 4 Sposoby dokonywania Zgłoszeń wewnętrznych
- Spółka zapewnia o pełnej poufności procedury rozpatrywania zgłoszeń wewnętrznych, jednakże nie przewiduje rozpatrywania zgłoszeń złożonych anonimowo. Sygnalista może dokonać Zgłoszenia wewnętrznego w formie wiadomości email na adres: sygnalista@mka-jastrzebie.pl
- W celu sprawnego rozpatrzenia Zgłoszenia wewnętrznego i skutecznego podjęcia działań następczych zaleca się, aby Zgłoszenie wewnętrzne zawierało:
- nazwę jednostki organizacyjnej Spółki, której dotyczy zgłoszenie,
- przybliżony okres występowania naruszenia,
- dane Sygnalisty, którego dotyczy zgłoszenie, oraz innych osób, które mają lub mogą mieć z nim związek,
- wszelkie inne informacje mające związek ze zgłoszeniem, w tym dokumenty,
- wskazanie preferowanego sposobu kontaktu zwrotnego.
- Celem przekazania informacji, o których mowa w ust. 2 pkt 3 i 5 jest umożliwienie kontaktu z Sygnalistą jeżeli będzie to konieczne, gdy do rozpatrzenia Zgłoszenia wewnętrznego.
- Inspektor ds. uzgodnień lub Organ doraźny podejmuje wszelkie prawnie dopuszczalne czynności, aby pozyskać niezbędne informacje i dokumenty do skutecznego rozpoznania zgłoszenia. W szczególności może dokonywać następujących czynności:
- wysłuchanie Sygnalisty;
- przesłuchanie świadków;
- oględzin rzeczy – dokumentów, miejsc;
- zasięgania opinii zewnętrznych – eksperckich.
- Sygnalista podlega ochronie przed Działaniami odwetowymi od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, iż będąca przedmiotem Zgłoszenia informacja jest prawdziwa w momencie dokonywania Zgłoszenia wewnętrznego lub ujawnienia publicznego i stanowi informację o naruszeniu prawa. Osoba, która otrzymała zaświadczenie o podleganiu ochronie przed działaniami odwetowymi od Rzecznika Praw Obywatelskich lub organu publicznego, w związku ze Zgłoszeniem zewnętrznym, również objęta jest powyższą ochroną.
- Inspektor ds. zgodności upoważniony jest do pełnienia swojej funkcji na podstawie uchwały Zarządu Spółki, na czas nieokreślony. W przypadku, gdy z jakiejkolwiek przyczyny, jest on stale, bądź przejściowo niezdolny do pełnienia swojej funkcji, Członek Zarządu upoważnia inną osobę do wykonywania zadań Inspektora
ds. zgodności, do czasu ustania przyczyny niezdolności. - Zarząd powołuję osobę uprawnioną do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych do której obowiązków, należy:
- przyjmowanie zgłoszenia,
- potwierdzenia Sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie
- przekazanie zgłoszenie wewnętrznego Radzie Nadzorczej, gdy dotyczy ono, choćby w sposób pośredni Inspektora ds. zgodności lub Członka Zarządu.
- W przypadku, gdy Zgłoszenie wewnętrzne dotyczy Członka Zarządu lub Inspektora ds. zgodności, Rada Nadzorcza, wyznacza komisję wraz z wskazaniem Przewodniczącego zespołu, która rozpatrzy Zgłoszenie wewnętrzne.
- Członkiem Organu doraźnego nie może być osoba, której Zgłoszenie wewnętrzne choćby pośrednio dotyczy. Jeżeli okoliczności wskazujące na jakikolwiek związek
z członkiem Organu doraźnego ujawnią się po jego powołaniu, podlegają on wykluczeniu z jego prac. - Inspektor ds. zgodności lub Organ doraźny może wnioskować o udział w czynnościach osób zatrudnionych lub współpracujących ze Spółką, a także podmiotów zewnętrznych (np. ekspertów, prawników), jeżeli jest to uzasadnione treścią zgłoszenia i może przyczynić się do wyjaśnienia Zgłoszenia wewnętrznego.
§ 5 Wstępna analiza zgłoszenia
- Po wpływie Zgłoszenia wewnętrznego jest ono rozpatrywane zgodnie z zasadami określonymi w Procedurze.
- Po otrzymaniu zgłoszenia Inspektor ds. zgodności lub Organ doraźny dokonuje wstępnej analizy Zgłoszenia wewnętrznego pod kątem tego, czy informacje w nim zawarte umożliwiają rozpatrzenie jego zasadności, a gdy zajdzie taka potrzeba, kontaktuje się z Sygnalistą.
- Inspektor ds. zgodności lub Organ doraźny może podjąć decyzję o odstąpieniu od przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego w przypadku, gdy:
- zgłoszenie wewnętrzne jest w oczywisty sposób niewiarygodne,
- niemożliwe jest uzyskanie informacji niezbędnych do prowadzenia postępowania wyjaśniającego,
- dokonano zgłoszenia anonimowego,
- dotyczy zgłoszenia spoza obszarów wskazanych w § 3.
- Jeśli Zgłoszenie wewnętrzne pozwala na przeprowadzenie weryfikacji jego zasadności, a ponadto według opisu Zgłoszenia wewnętrznego zachodzi prawdopodobieństwo wystąpienia naruszenia prawa, następuje wszczęcie postępowania wyjaśniającego.
- Inspektor ds. uzgodnień lub Organ doraźny może rozważyć zaangażowanie w postępowaniu wyjaśniającym przedstawicieli poszczególnych komórek organizacyjnych Spółki lub innego niezależnego konsultanta, o ile w ich ocenie wiedza i doświadczenie takich osób mogą być niezbędne w przeprocesowaniu Zgłoszenia wewnętrznego.
- W przypadku wątpliwości, co do bezstronności Inspektora ds. zgodności, Zarząd:
- upoważnia inną osobę do wykonywania zadań Inspektora ds. zgodności
w ramach danego Zgłoszenia wewnętrznego, lub - wskazuje osobę, która dokona wyboru osoby realizującej zadania Inspektora ds. uzgodnień w ramach danego Zgłoszenia wewnętrznego.
- Inspektor ds. zgodności lub Organ doraźny potwierdzi Sygnaliście przyjęcie Zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.
§ 6 Rozpatrywanie zgłoszenia
1. Inspektor ds. zgodności lub Organ doraźny rozpatrując Zgłoszenie wewnętrzne, podejmuje Działania następcze oraz przekazuje Sygnaliście informację zwrotną, w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia wewnętrznego. W przypadku nieprzekazania potwierdzenia, o którym mowa w § 5 ust. 7, termin 3 miesięcy liczony jest od upływu 7 dni od dnia dokonania Zgłoszenia wewnętrznego, chyba że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.
2. Inspektor ds. zgodności lub Organ doraźny dokonuje weryfikacji zasadności Zgłoszenia wewnętrznego w postępowaniu wyjaśniającym, w oparciu o obowiązujące w Spółce regulacje wewnętrzne oraz informacje uzyskane od komórek organizacyjnych Spółki, z uwzględnieniem rodzaju i charakteru Zgłoszenia wewnętrznego oraz z zastrzeżeniem zachowania zasad poufności. Postępowanie wyjaśniające jest prowadzone w sposób uczciwy, bezstronny,
z zachowaniem należytej staranności.
3. Posiedzenia z udziałem Inspektora ds. zgodności lub Organu doraźnego oraz wyjaśnienia składane przez Sygnalistę utrwalane są w protokole sporządzonym w formie pisemnej bądź elektronicznej. Pod protokołem podpisują się wszystkie osoby biorące udział w danej czynności.
4. Po ustaleniu całokształtu stanu faktycznego Inspektor ds. zgodności lub Organ doraźny podejmuje decyzję, co do zasadności Zgłoszenia wewnętrznego. W przypadku zgłoszeń zasadnych, wydaje również rekomendację o stosownych działaniach naprawczych lub dyscyplinujących w stosunku osoby, która dopuściła się naruszenia, oraz rekomendację możliwych działań zapobiegawczych, mających na celu wyeliminowanie w przyszłości podobnych do opisanych w zgłoszeniu naruszeń.
5. Wnioski końcowe zawierają w szczególności opis stanu faktycznego, decyzję odnośnie zasadności Zgłoszenia wewnętrznego oraz rekomendację stosownych działań następczych i zapobiegawczych.
6. W przypadku pozytywnej weryfikacji zasadności Zgłoszenia wewnętrznego, Inspektor ds. zgodności lub przedstawiciel Organu doraźnego:
- przekazuje informacje o wyniku postępowania wyjaśniającego do kierującego komórką organizacyjną Spółki, której pośrednio lub bezpośrednio dotyczy Zgłoszenie wewnętrzne oraz do Członka Zarządu, w celu podjęcia następczych działań dyscyplinujących, naprawczych lub zapobiegawczych zawartych w protokole;
- przekazuje rekomendacje do kierującego komórką organizacyjną Spółki, której pośrednio lub bezpośrednio dotyczy Zgłoszenie wewnętrzne oraz do Zarządu,
o proponowanych działaniach dyscyplinujących, naprawczych oraz zapobiegawczych, wobec wymienionych w raporcie osób i procedur, w zgodzie obowiązującymi przepisami prawa. - w terminie do 7 dni roboczych od przekazania informacji, o której mowa w pkt 1, informuje pracownika, któremu zarzuca się dokonanie naruszenia, o dokonanym Zgłoszeniu wewnętrznym oraz przeprowadzonej weryfikacji Zgłoszenia wewnętrznego.
7. W przypadku negatywnej oceny zasadności Zgłoszenia wewnętrznego i oddalenia podejrzeń w nim zawartych, Inspektor ds. zgodności lub przedstawiciel Organu doraźnego przekazuje Sygnaliście oraz osobie, której dotyczyło Zgłoszenie wewnętrzne, informację o dokonanym zgłoszeniu oraz o przeprowadzonej weryfikacji zgłoszenia.
§ 7 Zgłoszenia zewnętrzne i ujawnienie publiczne
1. Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
2. Zgłoszenia zewnętrzne przyjmuje Rzecznik Praw Obywatelskich lub inny organ publiczny, zgodnie z przyjętą przez dany organ procedurą.
3. Organ przyjmujący zgłoszenie dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia, po czym rozpatruje zgłoszenie lub przekazuje do organu właściwego do podjęcia działań następczych. Organ publiczny, który otrzymał zgłoszenie zewnętrzne, potwierdza jego otrzymanie zgłaszającemu na adres do kontaktu – niezwłocznie.
4. Sygnalista jest uprawniony również do dokonania ujawnienia publicznego, jednak podlega on wyłącznie ochronie sygnalisty, gdy:
- dokona zgłoszenia wewnętrznego, a następnie zgłoszenia zewnętrznego,
- dokona od razu zgłoszenia zewnętrznego,
- 5. Ustawa o ochronie sygnalistów daje możliwość dokonania zgłoszenia naruszenia prawa w procedurze zewnętrznej do Rzecznika Praw Obywatelskich lub innego organu publicznego oraz w szczególnych przypadkach do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej (zgodnie z ustawą tryb zgłoszeń zewnętrznych wchodzi w życie od 25 grudnia 2024r.).
§ 8 Zakaz działań odwetowych
1. Jakiekolwiek środki represji, dyskryminacji lub innego rodzaju niesprawiedliwego traktowania wobec działającego w dobrej wierze Sygnalisty, Osoby związanej z Sygnalistą lub Osoby pomagającej w dokonaniu Zgłoszenia, będą traktowane jako poważne naruszenie zasad Procedury, mogące skutkować odpowiedzialnością, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Ochrona przed działaniami odwetowymi przysługuje pod warunkiem, że Sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacja jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że informacja taka stanowi informację o naruszeniu prawa.
2. Za ochronę osoby dokonującej zgłoszenia, w szczególności gdy nastąpiło ujawnienie jej tożsamości, odpowiada Inspektor ds. zgodności, który jest zobowiązany reagować na wszelkie przejawy potencjalnych działań odwetowych związanych z Sygnalistą i dokonanym zgłoszeniem.
3. Za działania odwetowe przyjmuje się przede wszystkim działania polegające na:
- odmowie nawiązania stosunku pracy,
- wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy,
- odmowie zawarcia umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony, po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny lub odmowie zawarcia kolejnej umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony – w przypadku gdy pracownik miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa,
- obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę,
- wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu,
- pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń,
- przeniesieniu pracownika na niższe stanowisko pracy,
- zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych,
- przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków pracownika,
- niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy,
- negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy,
- nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze,
- przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu,
- mobbingu,
- dyskryminacji,
- niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu,
- wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe,
- nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne,
o ile przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badanie, - wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym w tym naruszenia dóbr osobistych,
w szczególności dobrego imienia Sygnalisty.
– chyba, że pracodawca udowodni, że działanie to nie jest działaniem odwetowym.
4. Sygnalista, który dokonał zgłoszenia, a którego dane osobowe zostały w sposób nieuprawniony ujawnione, doświadczył jakichkolwiek działań odwetowych, dyskryminacji lub innego rodzaju niesprawiedliwego traktowania, powinien niezwłocznie powiadomić o zaistniałej sytuacji Inspektora ds. zgodności. Jeżeli analiza informacji potwierdzi zarzuty takiego powiadomienia, Inspektor ds. zgodności podejmuje odpowiednie Działania następcze. W tym celu może wykorzystać formularz zgłoszenia działań odwetowych.
§ 9 Prowadzenie rejestru zgłoszeń
1. Każde przyjęte zgłoszenie podlega zarejestrowaniu w rejestrze zgłoszeń.
2. Za prowadzenie rejestru zgłoszeń odpowiada Inspektor ds. zgodności.
3. Rejestr zgłoszeń powinien zawierać co najmniej:
- numer zgłoszenia;
- przedmiot naruszenia;
- dane osobowe zgłaszającego oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
- adres do kontaktu zgłaszającego;
- datę dokonania zgłoszenia wewnętrznego;
- informację o podjętych działaniach następczych;
- datę zakończenia sprawy;
- informacje o wszczęciu postępowań odrębnych;
- planowany termin usunięcia.
4. Rejestr zgłoszeń jest prowadzony przy zachowaniu zasad poufności. Rejestr prowadzony jest w formie elektronicznej lub papierowej.
5. Dane z rejestru (w tym dane osobowe) są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub, gdy w ich następstwie były prowadzone jakiekolwiek inne postępowania, po zakończeniu tych postępowań.
§ 10 Postanowienia końcowe
1. Za poprawność i skuteczność funkcjonowania Procedury odpowiedzialny jest Zarząd Spółki.
2. Inspektor ds. zgodności może przeprowadzać wstępne i regularne szkolenia, w ramach których obowiązkowo omawiana jest Procedura.
3. Zarząd Spółki informuje pracowników o wejściu w życie Procedury oraz o jej zmianach.
4. Procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni, od dnia, w którym została podana do wiadomości osób wykonujących pracę w Spółce.
5. W sprawach nieuregulowanych w niniejszej Procedurze stosuje się przepisy Ustawy.
§ 11 Pouczenia
1. W ramach Zgłoszenia lub Ujawnienia publicznego Sygnalista obowiązany jest do przedstawienia okoliczności, potwierdzających że naruszenie wystąpiło, bądź może wystąpić, co do których ma on co najmniej uzasadnione podejrzenie co do ich prawdziwości (kryterium dobrej wiary). Jeżeli Sygnalista dokona Zgłoszenia lub Ujawnienia publicznego, wiedząc, że do naruszenia nie doszło, zgodnie z art. 57 Ustawy o ochronie sygnalistów, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo karze pozbawienia wolności do lat 2.
2. Osoby uniemożliwiające lub istotnie utrudniające Sygnaliście złożenie Zgłoszenia, podlegają grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.
W przypadku, gdy osoby takie stosują w tym celu wobec Sygnalisty przemoc, groźbę bezprawną lub podstęp, podlegają karze pozbawienia wolności do lat 3.
Załączniki: